Brieven/facturen scannen voor archief

Posted on 16 January 2012

0


Vroeger kreeg ik weleens een factuur via de e-mail. Omdat ik graag alles op één plek wil hebben heb ik die facturen altijd netjes uitgeprint.

Maar dat is niet echt milieuvriendelijk. Daarbij zijn de verhoudingen veranderd: ik krijg nu meer facturen per mail dan per post. Omdat ik nog steeds graag alles op één plek wil hebben heb ik daarom besloten om deze facturen voortaan digitaal te bewaren.

Toestemming belastingdienst

Ik heb dit natuurlijk eerst voorgelegd aan de belastingdienst. Eigenlijk is het nodig dat er een procedure wordt gevormd met kwaliteitscontrole, maar bij een klein bedrijf zijn er eenvoudig niet genoeg (gekwalificeerde) mensen die dit kunnen doen. Wij mogen dus scannen en digitaal bewaren op boeking-id. De scans moeten wel van goede kwaliteit zijn: bv 100 dpi grijwswaarden jpg of 300 dpi z/w pdf, liefst doorzoekbaar.

Scannen/conversie

Omdat ik een HP C7280 en Adobe Acrobat Pro 9 heb leek dat mij de beste manier. De HP C7280 kan tot 50 documenten scannen dankzij de paperfeeder. Wat testen heeft geleid tot de volgende procedure:

Acrobat -> scan to PDF. Selecteer ‘make searchable (Run OCR)’ en ‘make PDF-A (Archive)’. Zet de quality op ongeveer 1/4e (dus redelijk small size). Kies dan in de HP scanwizard voor zwart-wit (1-bits) met een resolutie van 300dpi. Dit levert bestandjes op van zo’n 50KB per stuk.

Alternatieven

Omdat Acrobat nogal duur en profi is zou een goedkoper alternatief misschien handig kunnen zijn.

Optie 1: Scansoft PDF

Je kan eerst scannen naar bestand met de windows scanwizard, dan op die bestanden rechts-klikken en kiezen voor ‘convert to PDF’. Hierbij de mogelijkheden (in volgorde van voorkeur):

  • scan naar bmp 300dpi z/w. Conversie naar 300dpi z/w:  299KB;
  • scan naar bpm 100dpi gray. Conversie naar 100 dpi gray (medium-low): 369KB.
  • scan naar TIF. Dit werkte niet goed vanwege meerdere pagina’s in één tif, die ik niet goed kon omzetten.

Nadeel aan dit alternatief is dat de tekst niet doorzoekbaar wordt (OCR). Ook zijn de resterende bestanden een stuk groter.

Optie 2: Scannen naar USB stick

Ook kan je gelijk scannen naar jpg op een USB stick, maar dit lijkt mij niet handig. De kleur voegt niets toe.

Optie 3: Scannen naar PDF met OSX

Via ‘image capture’ of via ‘preview. Settings op ‘text, 200 dpi’ levert bestanden op van ongeveer 55 KB. Helaas nog steeds geen OCR en dus niet doorzoekbaar. Maar wel helemaal gratis software 🙂 Met preview kan je meerdere pagina’s naar een document scannen via de feeder maar je kan ook meerdere pagina’s toevoegen aan een bestaand document. Ideaal dus.

Optie 4: Scannen naar PDF met Google Chrome

Via de webinterface van de scanner kan je scannen naar PDF door ‘tekst’ te selecteren. Er verschijnt een pop-up met daarin een PDF bestand. Door deze te printen naar PDF krijg je bestandjes van zo’n 55 KB (opslaan kan ook maar de bestanden worden veel groter). Let wel: dit werkt niet met de papier feeder dus je kan maar één pagina tegelijk scannen. Daarbij kan je zelf geen gebied selecteren, het werkt dus alleen voor A4 pagina’s.

update 2015

I bought a Plustek OpticSlim M12, really small. On OSX I’m just using the DigiScan software to scan to 200dpi B/W pdf, with continuous scan I can scan multiple pages easily. The resulting pdf files are about 20kB per page, so it’s perfect!

The only problem with this scanner is alignment: the top always has a bit of black but i don’t mind.

When my OpticSlim or laptop dies I will use iScanner on my iPhone. It takes a picture, does auto-alignment and you can save to B/W PDF on google drive, e-mail, dropbox etc. The result (medium quality) is about 90kB/page (You can set it to low quality but that’s not readable) but it’s so easy to use that i don’t mind that.

Advertisements
Posted in: Office